Indépendants & dirigeants
Pour récupérer le temps consacré aux courriers, documents, prises de rendez-vous et tâches de suivi, sans désorganiser l’activité principale.
03.1
Corporate Services · Assistance administrative
Votre administratif,
maîtrisé.
Assistance administrative et secrétariat externalisé au Luxembourg pour les indépendants, professions libérales, PME et directions qui souhaitent déléguer avec souplesse, sans recruter.
Secrétariat externalisé au Luxembourg
Déléguer ce qui vous ralentit. Garder la maîtrise.
Les tâches administratives s’accumulent rarement au bon moment : courrier à préparer, rapport à finaliser, agenda à réorganiser, déplacement à réserver ou dossier à remettre en ordre. Ducalis Corporate Services prend en charge ces opérations avec une méthode claire et un interlocuteur identifié.
L’intervention est construite autour de votre fonctionnement. Elle peut répondre à un besoin ponctuel, absorber un surcroît de travail ou devenir un soutien récurrent quelques heures par semaine ou par mois, dans vos bureaux au Luxembourg ou à distance.
Écrire à SophieCe que vous gagnez
- 01
Une charge de travail adaptée à vos besoins réels
- 02
Des documents et échéances suivis avec méthode
- 03
Un soutien ponctuel ou régulier, sur site ou à distance
À qui s’adresse la prestation ?
Pour les entreprises qui ont besoin d’aide, pas nécessairement d’un poste supplémentaire.
Professions libérales
Pour structurer les dossiers, les rapports, les agendas et les échanges avec les clients ou partenaires dans un cadre discret.
TPE & PME
Pour renforcer temporairement une équipe, couvrir un pic d’activité ou installer une assistance régulière sans créer immédiatement un poste interne.
Structures implantées au Luxembourg
Pour disposer d’un relais administratif local lors d’un démarrage, d’une réorganisation ou du développement d’une activité au Grand-Duché.
Déroulement de la prestation
Un cadre simple.
Un suivi lisible.
Cadrage du besoin
Sophie identifie les tâches à déléguer, leur fréquence, les délais, les interlocuteurs et le niveau d’autonomie attendu.
Organisation pratique
Les priorités, accès, modèles de documents et canaux d’échange sont définis. Un cadre simple évite les doubles encodages et les demandes dispersées.
Prise en charge
Les missions sont réalisées selon le rythme convenu, avec un suivi lisible des actions menées, des points ouverts et des prochaines échéances.
Ajustement
Le périmètre évolue avec l’activité : renfort ponctuel, volume régulier ou ajout progressif de nouvelles tâches administratives.
Un besoin précis ou une organisation à remettre à plat ? Sophie vous aide à définir un périmètre réaliste avant de commencer.
Parler de votre besoin à SophieExemples concrets de missions
Des interventions précises,
adaptées à votre quotidien.
Courriers & mise sous pli
Préparer un envoi à partir d’un fichier d’adresses, contrôler les pièces, personnaliser les courriers, organiser la mise sous pli et le suivi de l’expédition.
Documents & rapports
Mettre en forme un rapport dicté ou transmis en notes, corriger la langue, harmoniser les styles, préparer les annexes et produire une version prête à envoyer.
Agenda & rendez-vous
Centraliser les disponibilités, planifier les réunions, envoyer les confirmations, anticiper les documents nécessaires et limiter les conflits d’agenda.
Déplacements professionnels
Comparer les solutions, coordonner transport, hébergement et rendez-vous, puis préparer un programme de déplacement clair pour les participants.
Sophie DuckersDirectrice · CEO
Votre interlocutrice
Sophie Duckers
Forte de plus de quinze ans d’expérience en gestion administrative au sein de différentes entreprises, Sophie a fondé Secretis en 2016 afin d’aider les indépendants et PME à se libérer des tâches chronophages. Elle dirige aujourd’hui Ducalis Corporate Services au Luxembourg.
Son approche repose sur la souplesse, la confiance et une compréhension concrète du fonctionnement de chaque entreprise. Discrétion, éthique et confidentialité encadrent chaque mission, qu’elle soit ponctuelle ou inscrite dans la durée.
Écrire directement à SophieQuestions fréquentes
Avant de commencer.
Faut-il confier toute l’administration de l’entreprise à Ducalis ?
Non. La prestation peut concerner une seule tâche, un volume ponctuel ou un ensemble de missions récurrentes. Le périmètre est défini avec vous et peut évoluer progressivement.
L’assistance administrative peut-elle être réalisée dans nos bureaux ?
Oui, selon la nature de la mission et l’organisation convenue. L’accompagnement peut être réalisé dans vos locaux au Luxembourg, à distance, ou selon une formule mixte.
Comment sont protégées les informations de l’entreprise ?
Les accès sont limités aux besoins de la mission et les modalités de confidentialité sont clarifiées dès le départ. Discrétion, éthique et confidentialité structurent la méthode de Sophie.
Peut-on demander un renfort uniquement pendant une période chargée ?
Oui. Ducalis Corporate Services peut intervenir pour un surcroît de travail, une remise en ordre, une absence ou une échéance particulière, sans imposer un accompagnement permanent.
Ducalis Corporate Services
Décrivez votre besoin
à Sophie.
Indiquez les tâches à déléguer, leur fréquence et votre organisation actuelle. Sophie vous répondra personnellement afin d’identifier une formule adaptée à votre entreprise.
Écrire à Sophie Duckersinfo@ducalis.lu