Professions libérales
Pour organiser les demandes, confirmations, documents et rendez-vous en conservant une relation personnelle et discrète.
03.4
Corporate Services · Communication
Chaque échange
compte.
Accueil clients, gestion des échanges et soutien à la communication au Luxembourg pour offrir une présence professionnelle cohérente, même lorsque vos équipes sont très sollicitées.
Relation client & présence professionnelle
Une communication suivie donne confiance avant même le premier rendez-vous.
Une demande sans réponse, une information contradictoire ou une actualité jamais publiée peut fragiliser l’image d’une entreprise sérieuse. La communication quotidienne ne demande pas toujours une agence : elle exige souvent une personne qui comprend les priorités, coordonne les messages et veille au suivi.
Ducalis Corporate Services assure ce rôle de continuité. Sophie organise les échanges entrants et sortants, prépare les supports courants et accompagne votre présence en ligne dans le respect de votre ton, de vos validations et de la confidentialité attendue.
Écrire à SophieCe que vous gagnez
- 01
Des demandes clients orientées et suivies
- 02
Des messages cohérents avec l’identité de l’entreprise
- 03
Une présence régulière sans mobiliser en permanence la direction
À qui s’adresse la prestation ?
Pour les entreprises dont la qualité de service doit rester visible à chaque point de contact.
PME sans office manager
Pour centraliser les échanges courants et éviter que les demandes restent réparties entre plusieurs boîtes mail ou collaborateurs.
Entreprises B2B
Pour suivre les demandes de prospects, partenaires et clients, préparer les réponses et transmettre les sujets techniques au bon responsable.
Structures en lancement
Pour installer dès le départ des modèles, canaux et habitudes de communication cohérents avec l’image souhaitée.
Déroulement de la prestation
Un cadre simple.
Un suivi lisible.
Définition du cadre
Les publics, canaux, messages récurrents, délais de réponse et sujets qui nécessitent une validation sont identifiés.
Outils & modèles
Sophie organise les accès et prépare des trames adaptées : réponses types, signatures, listes de contacts, calendrier et circuit de validation.
Gestion des échanges
Les demandes sont qualifiées, traitées ou orientées. Les actions promises et réponses attendues sont suivies jusqu’à leur clôture.
Présence & amélioration
Les contenus courants sont préparés selon le calendrier convenu et les questions fréquentes servent à améliorer progressivement les supports.
Un besoin précis ou une organisation à remettre à plat ? Sophie vous aide à définir un périmètre réaliste avant de commencer.
Parler de votre besoin à SophieExemples concrets de missions
Des interventions précises,
adaptées à votre quotidien.
Boîte mail partagée
Trier les demandes, accuser réception, répondre aux questions prévues, attribuer les sujets techniques et suivre les réponses en attente.
Accueil & rendez-vous clients
Préparer les confirmations, informations pratiques et documents nécessaires, puis assurer le suivi après l’échange.
Actualisation en ligne
Rassembler les informations, préparer une actualité pour le site ou les réseaux professionnels et organiser sa validation avant publication.
Supports de communication
Mettre à jour une présentation, une fiche service, une invitation ou un document client à partir de l’identité et des contenus validés.
Sophie DuckersDirectrice · CEO
Votre interlocutrice
Sophie Duckers
Forte de plus de quinze ans d’expérience en gestion administrative au sein de différentes entreprises, Sophie a fondé Secretis en 2016 afin d’aider les indépendants et PME à se libérer des tâches chronophages. Elle dirige aujourd’hui Ducalis Corporate Services au Luxembourg.
Son approche repose sur la souplesse, la confiance et une compréhension concrète du fonctionnement de chaque entreprise. Discrétion, éthique et confidentialité encadrent chaque mission, qu’elle soit ponctuelle ou inscrite dans la durée.
Écrire directement à SophieQuestions fréquentes
Avant de commencer.
Sophie répond-elle directement au nom de l’entreprise ?
Cela dépend du mandat défini. Elle peut préparer les réponses, traiter certains sujets récurrents ou orienter les demandes, avec des règles précises pour tout ce qui nécessite votre validation.
Pouvez-vous gérer notre présence sur les réseaux sociaux ?
Ducalis peut accompagner la préparation, la planification et le suivi de contenus professionnels courants. La stratégie, le volume et les validations sont définis selon vos objectifs.
Comment préserver le ton de notre entreprise ?
Le démarrage comprend l’analyse de vos supports et la création de modèles de réponse. Les premiers échanges peuvent être validés ensemble jusqu’à obtenir le niveau d’autonomie souhaité.
La prestation peut-elle couvrir uniquement les périodes d’absence ?
Oui. Un dispositif ponctuel peut être préparé pour une absence, un événement, un lancement ou une période de forte activité.
Ducalis Corporate Services
Décrivez votre besoin
à Sophie.
Indiquez les tâches à déléguer, leur fréquence et votre organisation actuelle. Sophie vous répondra personnellement afin d’identifier une formule adaptée à votre entreprise.
Écrire à Sophie Duckersinfo@ducalis.lu