Directions & équipes internes
Pour préparer un séminaire, une réunion stratégique, une journée de formation ou un moment de cohésion avec une coordination dédiée.
03.5
Corporate Services · Événements
Préparer chaque détail.
Faire vivre l’essentiel.
Organisation et coordination d’événements d’entreprise au Luxembourg : brief, invitations, prestataires, logistique, suivi des participants et préparation du jour J.
Coordination événementielle au Luxembourg
Un événement réussi se construit bien avant l’arrivée du premier invité.
Séminaire, réception clients, inauguration, journée d’équipe ou formation : chaque événement repose sur une multitude de décisions, confirmations et détails pratiques. Sans coordination centrale, les informations se dispersent et les imprévus mobilisent toute l’entreprise.
Ducalis Corporate Services transforme votre intention en plan d’action. Sophie coordonne les invitations, prestataires, informations pratiques, documents et échéances selon le périmètre défini, afin que la direction et les équipes restent concentrées sur le contenu et les invités.
Écrire à SophieCe que vous gagnez
- 01
Un planning, des responsabilités et des échéances identifiés
- 02
Un point de contact pour les participants et prestataires
- 03
Un suivi avant, pendant et après l’événement selon le mandat
À qui s’adresse la prestation ?
Pour les organisations qui veulent recevoir avec soin sans désorganiser leur activité.
Entreprises orientées clients
Pour organiser une réception, un lancement, une visite ou une rencontre professionnelle cohérente avec leur image.
Structures en inauguration
Pour coordonner invités, partenaires, prestataires, informations d’accès et déroulement autour d’un nouveau lieu ou d’une nouvelle activité.
Réseaux & associations professionnelles
Pour centraliser inscriptions, communications, documents, intervenants et logistique d’une rencontre récurrente ou ponctuelle.
Déroulement de la prestation
Un cadre simple.
Un suivi lisible.
Brief & objectifs
Le format, les publics, le niveau de représentation, les contraintes, le calendrier et les responsabilités sont clarifiés.
Planification
Sophie établit un rétroplanning, prépare les listes, coordonne les demandes de prix et rassemble les décisions à valider.
Coordination
Invitations, inscriptions, prestataires, supports et informations pratiques sont suivis dans une vue centrale partagée.
Exécution & suivi
Selon le mandat, Sophie prépare les documents du jour J, coordonne les derniers échanges et organise les remerciements ou actions post-événement.
Un besoin précis ou une organisation à remettre à plat ? Sophie vous aide à définir un périmètre réaliste avant de commencer.
Parler de votre besoin à SophieExemples concrets de missions
Des interventions précises,
adaptées à votre quotidien.
Séminaire de direction
Identifier un lieu, organiser les disponibilités, centraliser les choix, préparer l’ordre du jour, les documents, les accès et le programme transmis aux participants.
Réception clients
Construire la liste d’invités, préparer l’invitation, suivre les réponses, coordonner les prestataires et produire une feuille de route pour l’équipe.
Journée de formation
Gérer les inscriptions, convocations, supports, besoins de salle, pauses, attestations ou communications pratiques autour des intervenants.
Inauguration
Coordonner partenaires, invitations, signalétique, accueil, déroulé, prises de parole et suivi administratif après l’événement.
Sophie DuckersDirectrice · CEO
Votre interlocutrice
Sophie Duckers
Forte de plus de quinze ans d’expérience en gestion administrative au sein de différentes entreprises, Sophie a fondé Secretis en 2016 afin d’aider les indépendants et PME à se libérer des tâches chronophages. Elle dirige aujourd’hui Ducalis Corporate Services au Luxembourg.
Son approche repose sur la souplesse, la confiance et une compréhension concrète du fonctionnement de chaque entreprise. Discrétion, éthique et confidentialité encadrent chaque mission, qu’elle soit ponctuelle ou inscrite dans la durée.
Écrire directement à SophieQuestions fréquentes
Avant de commencer.
Ducalis choisit-il les prestataires à notre place ?
Sophie peut rechercher, consulter et comparer des prestataires selon votre brief. Les choix et engagements sont validés par l’entreprise avant confirmation.
Pouvez-vous gérer uniquement les invitations et inscriptions ?
Oui. La mission peut être limitée à un volet précis ou couvrir l’ensemble de la coordination administrative et logistique.
Sophie peut-elle être présente le jour de l’événement ?
Une présence sur place peut être prévue selon la date, le lieu et le périmètre convenu. Elle est définie dès la préparation pour organiser clairement les responsabilités.
Intervenez-vous pour de petits événements internes ?
Oui. La méthode s’adapte aussi bien à une réunion stratégique restreinte qu’à une réception plus large, avec un niveau de coordination proportionné.
Ducalis Corporate Services
Décrivez votre besoin
à Sophie.
Indiquez les tâches à déléguer, leur fréquence et votre organisation actuelle. Sophie vous répondra personnellement afin d’identifier une formule adaptée à votre entreprise.
Écrire à Sophie Duckersinfo@ducalis.lu