PME en croissance
Pour formaliser le suivi des collaborateurs avant que les tableaux, contrats et échéances ne deviennent difficiles à contrôler.
03.2
Corporate Services · Administration RH
Des équipes suivies.
Des données fiables.
Support administratif RH au Luxembourg : encodage des prestations, suivi documentaire des contrats, dossiers collaborateurs et coordination des informations avec vos partenaires.
Support administratif des ressources humaines
Une administration RH organisée, sans créer un département.
Quand une équipe grandit, les informations RH se multiplient : prestations à encoder, documents contractuels à suivre, absences à consolider, arrivées à préparer et données à transmettre aux partenaires compétents. Une organisation approximative finit vite par coûter du temps à la direction et aux collaborateurs.
Ducalis Corporate Services structure et exécute ce suivi administratif. La prestation complète le travail de votre direction, de votre fiduciaire, de votre secrétariat social ou de vos conseils, sans se substituer à leurs missions juridiques, sociales ou de paie.
Écrire à SophieCe que vous gagnez
- 01
Des données collaborateurs regroupées et à jour
- 02
Des échéances et pièces administratives mieux suivies
- 03
Un relais clair entre direction, équipes et partenaires externes
À qui s’adresse la prestation ?
Pour les structures dont l’équipe évolue plus vite que l’organisation administrative.
Directions sans service RH interne
Pour disposer d’un relais opérationnel qui prépare, rassemble et transmet les informations aux bons interlocuteurs.
Entreprises multi-sites
Pour consolider les données provenant de plusieurs responsables, harmoniser les pratiques et réduire les informations manquantes.
Équipes projet & structures flexibles
Pour suivre les prestations, les entrées et sorties, les documents et les accès dans des organisations qui évoluent régulièrement.
Déroulement de la prestation
Un cadre simple.
Un suivi lisible.
Cartographie
Les responsabilités actuelles, outils, documents, partenaires et échéances sont recensés pour éviter les zones grises.
Cadre de suivi
Sophie met en place une trame adaptée : calendrier, liste de contrôle, arborescence documentaire et tableau de suivi partagé.
Gestion régulière
Les prestations et événements administratifs sont encodés, les pièces sont rassemblées et les anomalies sont signalées avant transmission.
Coordination
Les informations validées sont communiquées à la direction et aux partenaires désignés, avec une vue claire des actions encore attendues.
Un besoin précis ou une organisation à remettre à plat ? Sophie vous aide à définir un périmètre réaliste avant de commencer.
Parler de votre besoin à SophieExemples concrets de missions
Des interventions précises,
adaptées à votre quotidien.
Encodage des prestations
Collecter les relevés, contrôler leur complétude, encoder les données dans l’outil convenu et préparer une synthèse pour validation.
Suivi documentaire des contrats
Tenir à jour les dates, versions et pièces attendues, organiser les signatures et rappeler les échéances aux responsables concernés.
Arrivée d’un collaborateur
Préparer la liste des documents et accès, coordonner les demandes internes et suivre les étapes administratives d’intégration.
Absences & informations d’équipe
Centraliser les absences, congés et justificatifs selon le processus défini, puis transmettre les éléments validés au partenaire compétent.
Sophie DuckersDirectrice · CEO
Votre interlocutrice
Sophie Duckers
Forte de plus de quinze ans d’expérience en gestion administrative au sein de différentes entreprises, Sophie a fondé Secretis en 2016 afin d’aider les indépendants et PME à se libérer des tâches chronophages. Elle dirige aujourd’hui Ducalis Corporate Services au Luxembourg.
Son approche repose sur la souplesse, la confiance et une compréhension concrète du fonctionnement de chaque entreprise. Discrétion, éthique et confidentialité encadrent chaque mission, qu’elle soit ponctuelle ou inscrite dans la durée.
Écrire directement à SophieQuestions fréquentes
Avant de commencer.
Ducalis établit-il les fiches de paie ?
Non. Ducalis prépare, vérifie et coordonne les informations administratives à transmettre à votre fiduciaire ou prestataire de paie. Les calculs et obligations relevant de spécialistes restent confiés à ceux-ci.
Pouvez-vous reprendre un suivi RH déjà existant ?
Oui. Sophie commence par comprendre les outils, fichiers et responsabilités en place, puis propose une méthode de reprise qui préserve les données utiles et clarifie les prochaines échéances.
Le service convient-il à une très petite équipe ?
Oui. Quelques collaborateurs suffisent pour générer des échéances et documents récurrents. Le volume d’intervention est simplement ajusté à la taille et au rythme de l’entreprise.
Qui reste responsable des décisions RH ?
La direction conserve les décisions et validations. Ducalis assure le support administratif et la circulation des informations selon le cadre convenu.
Ducalis Corporate Services
Décrivez votre besoin
à Sophie.
Indiquez les tâches à déléguer, leur fréquence et votre organisation actuelle. Sophie vous répondra personnellement afin d’identifier une formule adaptée à votre entreprise.
Écrire à Sophie Duckersinfo@ducalis.lu