Artisans & entreprises de construction
Pour suivre demandes, devis, acomptes, interventions et factures lorsque le dirigeant partage son temps entre bureau, clients et chantiers.
03.3
Corporate Services · Gestion commerciale
Du devis au paiement.
Un suivi continu.
Gestion commerciale externalisée au Luxembourg : préparation des devis, facturation, suivi des commandes, relances et visibilité sur les dossiers en cours.
Administration des ventes & facturation
Une activité bien suivie transforme plus facilement le travail en chiffre d’affaires.
Un devis non relancé, une commande mal transmise ou une facture émise trop tard fragilise la trésorerie et la relation client. Pourtant, ces tâches passent souvent après la production, les rendez-vous et les urgences opérationnelles.
Ducalis Corporate Services organise la chaîne administrative qui relie la demande du client au suivi du paiement. Sophie travaille à partir de vos règles commerciales, de vos modèles et de vos outils, avec une vue partagée des dossiers à préparer, à valider, à envoyer ou à relancer.
Écrire à SophieCe que vous gagnez
- 01
Des devis et factures préparés au bon moment
- 02
Une vue claire des commandes et actions en attente
- 03
Des relances régulières, respectueuses de la relation client
À qui s’adresse la prestation ?
Pour les entreprises qui veulent fiabiliser leur suivi commercial sans détourner leurs équipes de la production.
Bureaux d’études & consultants
Pour structurer les offres, bons de commande, jalons de facturation et relances autour de missions parfois longues ou complexes.
PME de services
Pour fluidifier le passage entre demande, proposition, commande, prestation et facturation avec une administration commerciale dédiée.
Entreprises en développement
Pour installer des méthodes reproductibles avant que l’augmentation du volume ne rende le suivi trop dépendant d’une seule personne.
Déroulement de la prestation
Un cadre simple.
Un suivi lisible.
Lecture du cycle commercial
Sophie analyse les étapes existantes, les validations, les modèles, les outils et les moments où les dossiers se bloquent.
Tableau de pilotage
Les devis, commandes, prestations, factures et relances sont regroupés dans une vue adaptée à votre activité.
Traitement
Les documents sont préparés, contrôlés et soumis à validation lorsque nécessaire, puis envoyés et classés selon le processus convenu.
Relance & compte rendu
Les actions en attente sont relancées avec le ton défini. La direction dispose d’un état régulier des points traités et à arbitrer.
Un besoin précis ou une organisation à remettre à plat ? Sophie vous aide à définir un périmètre réaliste avant de commencer.
Parler de votre besoin à SophieExemples concrets de missions
Des interventions précises,
adaptées à votre quotidien.
Préparation des devis
Transformer les éléments transmis par le responsable en un devis cohérent, contrôler les coordonnées et conditions, puis organiser validation, envoi et relance.
Facturation régulière
Identifier les prestations facturables, rassembler les justificatifs, préparer les factures dans l’outil de l’entreprise et suivre leur émission.
Suivi des commandes
Enregistrer les confirmations, vérifier les données essentielles, signaler les écarts et maintenir une vue des livraisons ou prestations attendues.
Relances clients
Préparer et envoyer des rappels progressifs selon vos règles, documenter les réponses et remonter rapidement les situations qui nécessitent une décision.
Sophie DuckersDirectrice · CEO
Votre interlocutrice
Sophie Duckers
Forte de plus de quinze ans d’expérience en gestion administrative au sein de différentes entreprises, Sophie a fondé Secretis en 2016 afin d’aider les indépendants et PME à se libérer des tâches chronophages. Elle dirige aujourd’hui Ducalis Corporate Services au Luxembourg.
Son approche repose sur la souplesse, la confiance et une compréhension concrète du fonctionnement de chaque entreprise. Discrétion, éthique et confidentialité encadrent chaque mission, qu’elle soit ponctuelle ou inscrite dans la durée.
Écrire directement à SophieQuestions fréquentes
Avant de commencer.
Ducalis remplace-t-il la comptabilité de l’entreprise ?
Non. Ducalis assure la préparation et le suivi administratif des devis, factures, commandes et relances. La comptabilité, les déclarations et les conseils fiscaux restent du ressort de votre fiduciaire ou expert-comptable.
Pouvez-vous travailler dans notre logiciel actuel ?
La prestation est conçue autour des outils de l’entreprise lorsque ceux-ci sont accessibles et adaptés. Les accès, droits et procédures sont définis au démarrage.
Qui valide les prix et conditions commerciales ?
L’entreprise conserve la décision sur les prix, remises et conditions. Sophie prépare les documents et applique les règles validées.
Les relances peuvent-elles préserver notre relation client ?
Oui. Le calendrier, le ton et les niveaux d’escalade sont définis avec vous. L’objectif est d’assurer un suivi rigoureux tout en conservant une communication professionnelle.
Ducalis Corporate Services
Décrivez votre besoin
à Sophie.
Indiquez les tâches à déléguer, leur fréquence et votre organisation actuelle. Sophie vous répondra personnellement afin d’identifier une formule adaptée à votre entreprise.
Écrire à Sophie Duckersinfo@ducalis.lu