Indépendants & consultants
Pour déléguer les devis, la facturation, l’agenda et le suivi quotidien lorsque chaque heure administrative réduit le temps disponible pour les clients.
03.0
Corporate Services · Gestion administrative
Gestion administrative
au Luxembourg.
Un accompagnement administratif externalisé pour les PME, indépendants et professions libérales au Luxembourg. Sophie Duckers organise vos dossiers, vos échéances et vos échanges, sur place ou à distance.
Votre partenaire administratif au Luxembourg
Une gestion administrative claire, même quand votre activité s’accélère.
La gestion administrative d’une entreprise ne se limite pas à classer des documents. Elle relie les demandes clients, les devis, les factures, les contrats, les agendas, les prestataires et les informations dont la direction a besoin pour décider. Dès qu’un maillon manque, les retards et les doubles saisies s’accumulent.
Ducalis Corporate Services met à disposition une interlocutrice identifiée pour reprendre ce fil. Sophie Duckers analyse votre fonctionnement, définit les tâches à déléguer, organise les priorités et assure un suivi adapté à votre entreprise, sans imposer un recrutement ou une formule standardisée.
Depuis notre bureau de Holzem, nous accompagnons les entreprises établies à Luxembourg-Ville, Mamer, Capellen, Bertrange, Strassen et dans l’ensemble du Grand-Duché. L’intervention peut être ponctuelle, régulière, réalisée dans vos locaux, à distance ou selon une organisation mixte.
Cette assistance reste complémentaire de votre fiduciaire, de votre expert-comptable, de votre conseil juridique ou de votre secrétariat social : Ducalis prépare, organise et coordonne les informations nécessaires sans se substituer aux professions réglementées.
Écrire à SophieCe que vous gagnez
- 01
Une personne de contact qui connaît vos dossiers et vos priorités
- 02
Des devis, documents et échéances suivis dans un cadre clair
- 03
Une formule évolutive, sans recrutement administratif immédiat
- 04
Une coordination locale depuis Holzem, partout au Luxembourg
À qui s’adresse la prestation ?
Pour les entreprises luxembourgeoises qui veulent reprendre la main sur leur administratif.
TPE & PME
Pour structurer les dossiers, centraliser les informations et installer un soutien administratif régulier sans créer immédiatement un poste à temps plein.
Architectes & bureaux d’études
Pour préparer les documents, coordonner les intervenants, suivre les échéances, les réunions et les demandes liées à plusieurs projets simultanés.
Immobilier & construction
Pour maintenir un suivi lisible des dossiers, fournisseurs, devis, commandes, documents de projet et informations transmises aux partenaires.
Professions libérales
Pour organiser les rendez-vous, les courriers, les dossiers clients et les documents dans un cadre confidentiel et proportionné aux besoins.
Entreprises en lancement
Pour mettre en place les premiers outils, modèles et circuits administratifs d’une activité qui se développe au Luxembourg.
Déroulement de la prestation
Un cadre simple.
Un suivi lisible.
Premier échange
Sophie identifie les tâches qui prennent du temps, les échéances sensibles, les outils existants et les difficultés concrètes de votre organisation.
Périmètre & priorités
Vous choisissez les missions à confier, leur fréquence, les personnes concernées et les décisions qui restent de votre responsabilité.
Organisation des accès
Les documents, modèles, logiciels, boîtes de réception et procédures sont préparés avec des droits adaptés et des règles de confidentialité explicites.
Prise en charge
Les dossiers sont traités dans l’ordre convenu, avec une visibilité sur les actions réalisées, les réponses attendues et les prochaines échéances.
Coordination des partenaires
Les informations utiles sont préparées et transmises à votre fiduciaire, à vos fournisseurs ou à vos collaborateurs, selon les responsabilités définies.
Ajustement continu
Le rythme et le contenu de l’accompagnement évoluent avec les périodes chargées, les recrutements, les nouveaux projets ou la croissance de l’entreprise.
Un besoin précis ou une organisation à remettre à plat ? Sophie vous aide à définir un périmètre réaliste avant de commencer.
Parler de votre besoin à SophieExemples concrets de missions
Des interventions précises,
adaptées à votre quotidien.
Courriers, documents & dossiers
Trier les demandes, préparer un courrier, corriger un rapport, mettre en forme une présentation, organiser l’archivage et tenir les dossiers à jour.
Devis & suivi commercial
Préparer les devis à partir des informations validées, centraliser les demandes, suivre les réponses et transmettre les dossiers aux responsables concernés.
Facturation & relances
Établir les documents de facturation selon vos instructions, vérifier les informations administratives, suivre les échéances et organiser des relances professionnelles.
Agenda, réunions & déplacements
Coordonner les disponibilités, préparer les convocations, confirmer les rendez-vous et organiser les déplacements professionnels au Luxembourg ou à l’étranger.
Suivi administratif RH
Rassembler les documents collaborateurs, encoder les prestations, suivre les pièces contractuelles et préparer les informations destinées aux partenaires compétents.
Clients, fournisseurs & partenaires
Accuser réception des demandes, orienter les échanges, centraliser les réponses attendues et assurer la continuité entre l’entreprise et ses interlocuteurs.
Classement & outils de suivi
Créer une organisation documentaire compréhensible, mettre à jour un tableau de suivi et rendre visibles les échéances, validations et actions ouvertes.
Projets & événements professionnels
Coordonner les invitations, participants, documents, prestataires et préparatifs lorsqu’un projet ou un événement demande un appui administratif dédié.
Sophie DuckersDirectrice · CEO
Votre interlocutrice
Sophie Duckers
Forte de plus de quinze ans d’expérience en gestion administrative au sein de différentes entreprises, Sophie a fondé Secretis en 2016 afin d’aider les indépendants et PME à se libérer des tâches chronophages. Elle dirige aujourd’hui Ducalis Corporate Services au Luxembourg.
Son approche repose sur la souplesse, la confiance et une compréhension concrète du fonctionnement de chaque entreprise. Discrétion, éthique et confidentialité encadrent chaque mission, qu’elle soit ponctuelle ou inscrite dans la durée.
Écrire directement à SophieQuestions fréquentes
Avant de commencer.
Que comprend la gestion administrative d’une entreprise au Luxembourg ?
Elle regroupe notamment le suivi des courriers et dossiers, la préparation des documents, la gestion des agendas, les devis, la facturation, les relances, la coordination des interlocuteurs et le suivi administratif des collaborateurs. Le périmètre dépend de votre organisation.
Pourquoi externaliser sa gestion administrative plutôt que recruter ?
L’externalisation permet d’obtenir un soutien adapté à un besoin ponctuel, à quelques heures régulières ou à une période de croissance, sans créer immédiatement un poste interne. L’entreprise conserve la maîtrise des décisions et ajuste la mission à son activité.
Combien coûte une assistance administrative externalisée au Luxembourg ?
Le coût dépend du volume de travail, de la fréquence, des compétences mobilisées, du lieu d’intervention et du niveau de coordination attendu. Sophie commence par définir les tâches et les priorités afin de proposer un cadre proportionné ; aucun tarif ne doit être annoncé sans connaître le besoin.
Intervenez-vous à Luxembourg-Ville, Mamer et Capellen ?
Oui. Ducalis est installé à Holzem, près de Mamer et Capellen, et accompagne les entreprises à Luxembourg-Ville, Bertrange, Strassen et ailleurs dans le Grand-Duché, sur site, à distance ou selon une formule mixte.
Pouvez-vous travailler avec notre fiduciaire ou notre expert-comptable ?
Oui. Sophie peut rassembler les pièces, tenir les dossiers à jour et transmettre les informations utiles. Les missions comptables, fiscales, juridiques ou de paie réservées à des professionnels compétents restent de leur responsabilité.
Notre entreprise reste-t-elle maîtresse de ses décisions ?
Oui. Les prix, engagements, conditions commerciales, validations et décisions RH restent définis par l’entreprise. Ducalis prépare, organise, exécute et coordonne uniquement dans le cadre du mandat convenu.
Comment sont protégées les informations confidentielles ?
Les accès sont limités aux outils et documents nécessaires, les interlocuteurs sont identifiés et les modalités de confidentialité sont clarifiées avant le démarrage. Sophie travaille selon des principes de discrétion, d’éthique et de confiance.
Peut-on commencer par une seule mission administrative ?
Oui. L’accompagnement peut débuter par une remise en ordre, un suivi de facturation, un agenda, un renfort ponctuel ou un dossier précis, puis évoluer si l’entreprise souhaite confier d’autres tâches.
Ducalis Corporate Services
Décrivez votre besoin
à Sophie.
Indiquez les tâches à déléguer, leur fréquence et votre organisation actuelle. Sophie vous répondra personnellement afin d’identifier une formule adaptée à votre entreprise.
Écrire à Sophie Duckersinfo@ducalis.lu